Klischees sind Prophezeihungen die sich selbst erfüllen
Das Klischee selbständig = selbst & ständig hält sich wacker.
Wer das glaubt, hat beste Chancen, dass es wahr wird. Sie werden – meist unbewusst – alles tun, dass sich diese Vorhersage erfüllt. Das ist genau was solche Klischees mit uns machen.
Die gute Nachricht ist: Es ist nicht wahr!
Selbständig muss nicht unbedingt selbst & ständig sein.
Ich weiß wovon ich rede. Als mein Mann und ich in 2004 unseren Coffee Shop in München eröffneten, schwörten wir uns:
‘Dieser Laden muss auch ohne uns laufen!’
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Wir organisierten alles so, dass wir entbehrlich waren, obwohl wir an 364,5 Tagen im Jahr von 7 – 24 h geöffnet hatten. Bereits nach dem ersten Jahr arbeiteten wir selten mehr als 40 h pro Woche, hatten fast immer 2 Tage frei und jeder von uns machte mindestens 3 Wochen Urlaub um wieder kräftig Energie aufzutanken.
Wie wir das schafften?
1. Wir lernten vieles über Zeitmanagement
2. Es gab eine klare Aufgabenverteilung
3. Die Prozesse waren genau festgelegt
Wenn Du Dich aus deinem Hamsterrad befreien willst oder erst gar nicht ‘rein kommen willst, dann lese weiter.
Wenn die letzten 5 Minuten nicht wären...
Wusstest Du das:
Je mehr Zeit wir uns für eine Aufgabe nehmen, desto länger brauchen wir auch dafür.
Das ist das sogenannte Parkinson’sche Gesetz. Es erklärt auch warum so viel in den letzten 5 Minuten fertig wird.
Damit wir unserer Zeit nicht hinter her rennen, schafften wir Zeitbudgets und planten Rituale ein, zum Beispiel:
– täglich 8 – 9 h: gemeinsames Frühstück + Tagesbriefing
– jeden 10. des Monats: BWA Meeting
Peter:
– täglich 9 – 10 h: Kassenabrechnung
– montags und donnerstags von 10 – 11 h: Bank
– dienstags und freitags von 10 – 12 h: Warenannahme
– samstags & sonntags frei
Edith:
– zwischen 12 – 14 h und samstags: Schicht
– dienstags: 15 – 16 h Teammeeting
– donnerstags: Personalangelegenheiten
– sonntags & montags frei
Auch für unsere Teammitglieder gab es Zeitbudgets. Diese waren in einem ‘Drehbuch‘ dokumentiert. Besonders die Aufgaben, die in den halben Stunden vor und nach den Öffnungszeiten erledigt werden mussten, waren genau geplant, damit sie nicht ausuferten.
Wir verabschiedeten uns von Perfektion und wurden große Fans des Pareto-Prinzips: Unser Ziel: Mit 20 % Aufwand 80 % Ergebnis erreichen. Das wurde pro Schicht mit der Kennzahl Produktivität pro Mitarbeiterstunde gemessen.
Heute teile ich all diese Erfahrungen in meinen Erfolgsprogrammen mit meinen Kund*innen. Sie lernen,
- wie sie ihre Zeit managen
- wie so ein Drehbuch gemacht wird. So manche konnte damit die Personalkosten um ein paar Prozent senken und
- wie sie mit der Kennzahl Produktivität ihre Personalkosten planen und steuern können.
Wer macht eigentlich was?
Wenn ich diese Frage in Unternehmen stelle, bekomme ich oft die Antwort:
‘Bei uns macht jeder alles!’
Und das endet meistens so:
Jeder macht was er will, keiner das was er soll und alle machen mit.
Als Peter und ich entschieden hatten, Franchise-Nehmer bei Coffee Fellows zu werden, klärten wir als erstes:
- Wer kümmert sich genau um was?
- Welche Talente bringt jeder mit?
- Was möchte jeder von uns gerne machen und was lieber nicht?
- Wofür übernimmt jeder von uns die Verantwortung?
- Wobei benötigen wir Unterstützung?
Wir erstellten ein klassisches Organigramm, was wir allen Teammitgliedern im Onboarding-Gespräch zeigten. So kannte jeder seinen Platz im Team und jeder wusste, wer für welche Fragen der richtige Ansprechpartner war.
Ich bin mir sehr sicher, dass dieses Organigramm Teil unseres Erfolgsrezeptes war. Aber es war nicht nur das Blatt Papier sondern auch, wie wir das umsetzten:
- Peter und ich mischten uns gegenseitig nicht in den Aufgabenbereich des anderen ein
- Wir konnten uns gegenseitig beraten, gemeinsam Lösungen diskutieren, aber entscheiden musste jeder in seinem Verantwortungsbereich selbst.
- Verantwortung bedeutete: Entscheidungen treffen und die Konsequenzen dafür tragen.
- Auch wenn eine Entscheidung falsch war, fielen wir uns gegenseitig nicht in den Rücken mit: ‘Hab ich doch gleich gesagt!’
Diese Klarheit war ein Zeichen an unser Team.
Heute empfehle ich meinen Kund*Innen weniger ein klassisches Organigramm. Die Nachteile sind:
- Der Gast kommt gar nicht darin vor.
- Es wird deutlich eine Hierarchie visualisiert: Der Chef ist oben und die Teammitglieder sind unten.
- der Gast steht im Mittelpunkt
- jeder kann sehen, warum er/sie wichtig ist für den Gast
- es fördert einen zeitgemäßen, netzwerkartigen Führungsstil
So machen wir das hier!
Prozesse entwickeln sich, egal ob Du Einfluss nimmst oder nicht.
Zugegeben: Als langjährige Systemgastronomin bin ich eine Prozess-Fetischistin.
Eine der großen Stärken der Systemgastronomie ist, dass die Prozesse und die Schnittstellen blitzsauber definiert werden. Das hat einen großen Einfluss auf die gleichbleibende Qualität und schließlich auf die Markenbildung.
So werden Prozesse unabhängig von demjenigen, der sie ausführt. Das Ergebnis ist immer gleich. Das schränkt zwar die Individualität jedes einzelnen Teammitglieds etwas ein, aber gleichzeitig gibt es Sicherheit. Jeder weiß: ‘so machen wir das hier!‘
Meine Erfahrung ist, dass fast alle Mitarbeiter*Innen ihren Job so gut wie möglich machen möchten. Und wenn ihnen nichts anderes gezeigt wird, dann entwickelt jeder seine Art, wie es am Besten klappt. Das ist menschlich und eigentlich toll. Jemanden dafür zu rügen finde ich sehr egoistisch. Die große Gefahr dabei ist allerdings, wie sich die Unterschiedlichkeit auswirkt.
Jedes neue Teammitglied kommt mit eigenen Voraussetzungen und Erfahrungen. Ich habe mich längst verabschiedet von der Erwartung, dass diese immer mit meinen übereinstimmen.
Sondern lernte: Führung ist Service!
Wenn ich möchte, dass die Service-Qualität immer mindestens gleich gut ist, dann muss ich meinen Mitarbeiter*Innen zeigen, wie wir gemeinsam dieses Ziel erreichen können und sie mit der Fähigkeit und der Kompetenz den Job sehr gut zu machen ausstatten. Das erhält die Motivation.
Deshalb planten wir Zeit und Geld für das Training unserer Teammitglieder ein!
Auch der Prozess Mitarbeiter-Training war definiert. Das Crewtraining für neue Teammitglieder dauerte 3 Monate und wurde in einer Checkliste dokumentiert . Durch den Prozess konnte ich die Aufgaben und die Verantwortung leicht delegieren. Wir bildeten Crewtrainer*Innen in unserem Team aus, die stolz darauf waren ihr Wissen weiter zu geben. Jeder im Team wusste:
Unsere Teammitglieder werden so gut, wie wir sie machen!
So entstanden die Planungstools Guest-Journey und die Talent-Journey. Heute sind diese natürlich Bestandteil meiner Erfolgsprogramme.
Sie helfen dabei, all diese Prozesse nicht einfach dem Zufall zu überlassen, sondern blitzsauber zu definieren und sind so hilfreich beim Training der Teammitglieder.
Raus aus dem Hamsterrad 'selbst & ständig'
Ob der Laden ohne dich läuft oder Du selbst & ständig da bist ist eine Frage deines Mindsets.
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Ich freue mich auf dich.
Deine Edith Roebers
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