Selbstgebackener Kuchen, richtig guter Kaffee, liebevolle Deko und Stammgäste, die du mit Namen begrüßt. Der Traum vom eigenen kleinen Café ist wunderschön – und ich verstehe ihn total.
Bevor du ein Café eröffnen kannst, solltest du aber eine ganz bestimmte Zahl kennen.
Über 10 Jahre habe ich einen Coffee-Shop mitten in München geführt, mit bis zu 35 Mitarbeiter*Innen. Klein war der allerdings nicht, er war der größte in der Innenstadt. Seitdem habe ich über 100 Cafés und Restaurants mit geplant und eröffnet. Deshalb weiß ich, an welcher Stelle viele Träume kippen: genau bei dieser einen Zahl, die vor der Eröffnung kaum jemand ausrechnet.
Sie lautet: Wie viele Gäste müssen jeden Tag kommen, damit alle Kosten gedeckt sind – inklusive deines Unternehmerlohns?
Was Break-Even für dein Café bedeutet
Break-Even ist der Punkt, an dem dein Umsatz genau alle Kosten deckt.
Darunter machst du Verlust, darüber Gewinn.
In der Gastronomie rechne ich das am liebsten in Gästen pro Tag um, weil du dir darunter sofort etwas vorstellen kannst:
„20.000 € Monatsumsatz“ klingt abstrakt,
„93 Gäste jeden Tag“ siehst du vor dir.
So rechnest du deinen Break-Even in 4 Schritten
Als Beispiel nehme ich ein kleines Café mit 25 Öffnungstagen im Monat. Die Zahlen sind ausgedacht, aber realistisch. Setz gleich deine eigenen ein!
Schritt 1: Fixkosten pro Monat zusammenzählen.
Das sind alle Kosten, die anfallen, egal ob 10 oder 100 Gäste kommen.
|
Position |
pro Monat |
|---|---|
|
Dein Unternehmerlohn |
3.000 € |
|
Personal (Mindestbesetzung) |
7.000 € |
| Miete / Pacht, inkl. Nebenkosten & Energie | 3.000 € |
| Sonstige Kosten, z. B. Versicherungen, Leasing, (Steuer-)Beratung, Marketing | 1.500 € |
| Total fixe Kosten |
14.500 € |
Und ja, dein Unternehmerlohn gehört da auf jeden Fall rein. Sogar an erster Stelle!
Wer ihn weglässt, rechnet sich ein Café schön, das am Ende nur funktioniert, weil du umsonst arbeitest. Das macht nicht lange Spaß!
Schritt 2: Wareneinsatz abschätzen.
Das sind die variablen Kosten. Idealerweise fallen sie nur an, wenn du etwas verkaufst.
Im Beispiel liegt er bei 30 % vom Netto-Umsatz. Von jedem Euro bleiben also 70 Cent, um die Fixkosten zu bezahlen.
Schritt 3: Break-Even-Umsatz ausrechnen.
Das ist eine simple Dreisatz-Rechnung:
Der Netto-Umsatz ist immer 100 %.
Davon gehen 30 % für die variablen Kosten weg.
Bleiben 70 % für die fixen Kosten übrig.
Und wir wissen: 70 % sind 14.500 €.
Dann sind 100 % rund 20.700 € Netto-Umsatz im Monat.
Plus Mehrwertsteuer (7 % – 19 %) = ca. 23.200 Brutto-Umsatz.
Bei 25 Öffnungstage sind das knapp 930 € brutto pro Tag.
Schritt 4: In Gäste umrechnen.
Bei einem Durchschnittsbon von 10 € brutto brauchst du 93 Gäste.
Jeden Tag, auch am verregneten Dienstag im Februar.
Die Formeln zum Mitnehmen:
100 % – Wareneinsatz-Quote = Quote für die fixen Kosten, inkl. Unternehmerlohn.
Fixe Kosten in Euro geteilt durch die Quote für die fixen Kosten x 100 = Netto-Umsatz.
Anzahl Gäste pro Tag = Tagesumsatz : Durchschnittsbon.
Und jetzt der ehrliche Abgleich
Ein typisches kleines Café hat 20 bis 30 Sitzplätze. Wenn jeder Platz ein- bis zweimal am Tag belegt ist, kommen 20 bis 60 Gäste.
Gebraucht werden aber 93!
Die Lücke musst du über To-Go, Frühstück, Catering oder einen höheren Durchschnittsbon schließen – oder das Konzept passt so nicht.
Wer ein Café eröffnen will, sollte deshalb immer zuerst rechnen. Lieber jetzt ein unbequemes Ergebnis am Schreibtisch als in einem Jahr ein leeres Konto.
Willst du das mit deinen eigenen Zahlen durchrechnen? Dann komm am 5. Dezember zum GASTRO START UP DAY.
Café eröffnen: 10 Fakten, die du vorher kennen solltest
1. Die Fläche begrenzt deinen Umsatz.
Sitzplätze, Theke, Küche und Lager stoßen schnell an ihre Grenze. Mehr als die Fläche hergibt, kannst du nicht verkaufen.
2. Shit von Shit ist Shit.
In der Gastronomie bleiben im Schnitt etwa 10 % vom Netto-Umsatz übrig, vor Steuern. Bei 20.700 € netto Umsatz pro Monat sind das 2.070 €, und davon zahlst du Steuern, tilgst Kredite und baust Rücklagen auf. Die Frage lautet also immer: 10 % von was?
3. Du musst immer selbst da sein.
Bei kleinem Umsatz arbeitest du jeden Tag mit. Das „spart“ Personalkosten kostet aber Lebenszeit. Dein Café hängt dann komplett an dir.
Buchhaltung, Einkauf, Preise kalkulieren und Marketing machst du nach Feierabend – willkommen im Selbst-&-ständig-Hamsterrad.
4. No team, no dream!
Mehr Umsatz braucht mehr Mitarbeiter*Innen, aber ein kleiner Umsatz lässt nur ein kleines Personal-Budget zu. Schon eine Person pro Schicht in Service, Bar und Küche braucht deutlich mehr Umsatz, als viele kleine Cafés schaffen.
5. Einer ist keiner.
Wer allein in der Schicht steht, verliert schnell die Lust. Zu viele Gäste stressen, zu wenige langweilen. Und wenn diese eine Person kündigt, fängst du mit Suchen und Einarbeiten von vorne an.
6. Schnell! Es ist viel los!
Wird es auf einmal voll, leiden im kleinen Café sofort Service-Qualität und Tempo. Klare, einfache Abläufe und ein gut eingearbeitetes Team retten dich in diesen Momenten.
7. Viel verkauft viel.
Eine Vitrine verkauft nur, wenn sie voll ist. Im kleinen Café ist sie aber oft halb leer, weil du nicht so viel verkaufst und nichts wegwerfen willst. Sortiment, Portionen und Vitrinen-Größe müssen deshalb genau zusammenpassen.
8. Weniger ist mehr.
Ein großes Sortiment dreht sich langsam, und frische Ware wird schnell unverkäuflich. Abwechslung bringst du besser über Tagesangebote und eine Saisonkarte rein.
9. „Die Miete kann ich mir nicht leisten.“
Günstige Lage heißt meistens wenig Laufkundschaft. Dann brauchst du ein großes Marketing-Budget, dauerhaft richtig guten Service und einen langen Atem für die ersten Monate.
10. Wachstum braucht Zeit und Energie.
Ein zweites Standbein wie Catering oder Events bringt mehr Umsatz. Dafür fehlt dir aber die Zeit und Kraft, wenn du jeden Tag selbst hinterm Tresen stehst.
Kleine Cafés können funktionieren, wenn die Zahlen stimmen
Ich will dir deinen Traum nicht ausreden, ganz im Gegenteil. Ein Café eröffnen und führen macht unglaublich viel Freude, und Gastronomie ist für mich die schönste Branche der Welt. Lage, Konzept und Öffnungszeiten entscheiden, ob es klappt. Und mit ein paar Kennzahlen kannst du ziemlich sicher ausrechnen, ob dein Standort trägt.
Alles andere ist wie LOTTO spielen. Und geht meistens schief. Das muss nicht sein!
Was mir in Gesprächen oft begegnet, sind Sätze wie
„Ich muss ja nicht reich werden“,
„Das mache ich alles selbst“ oder
„Mit Zahlen kenne ich mich nicht aus“.
Kommt dir einer davon bekannt vor?
Dann ist jetzt genau der richtige Moment, dich mit deinen Zahlen anzufreunden.
Lass‘ uns zusammen deinen Break Even ausrechnen, beim
GASTRO START UP DAY
Du willst ein Café eröffnen und das mit deinen eigenen Zahlen durchrechnen?
Am Samstag, 5. Dezember 2026, von 9 bis 14 Uhr rechnen wir beim GASTRO START UP DAY gemeinsam – live und online.
⭐ Du bekommst den ultimativen Gründungsfahrplan und planst realistisch, wann dein Opening möglich ist.
⭐ Du lernst die 5 häufigsten Gründungsfehler kennen und
⭐ die 3 Gastro-Trends, die heute über deinen Erfolg entscheiden.
⭐ Und du rechnest aus, wie viele Gäste täglich kommen müssen, um alle Kosten zu decken – inklusive deines Unternehmerlohns.
Dazu gibt es eine Excel-Vorlage.
Der Workshop ist kostenlos, es gibt keine Aufzeichnung, und du arbeitest aktiv mit. Bring deine Idee mit, den Rest machen wir zusammen.
FAQ
Break-Even ist der Umsatz, bei dem alle Kosten gedeckt sind, inklusive Wareneinsatz und Unternehmerlohn. Umgerechnet auf deinen Durchschnittsbon weißt du, wie viele Gäste du pro Tag brauchst.
Das hängt von deinen Kosten, deinem Durchschnittsbon und deinen Öffnungszeiten ab. Rechne erst deinen Break-Even-Umsatz aus und prüfe dann, ob deine Fläche so viele Gäste schafft.
Ja, unbedingt. Sonst rechnest du dein Café schön, das nur läuft, solange du gratis arbeitest.
