The Point of no Return
Im Mai 2004 entschieden Peter und ich, Franchise-Nehmer bei Coffee Fellows zu werden und den Coffee Shop in der Schützenstrasse (gegenüber vom Münchner Hauptbahnhof) zu betreiben.
Der Business Plan war geschrieben, die Finanzierung war klar und der Miet- und Franchisevertrag waren unterschrieben.
Diese Entscheidung veränderte unser Leben komplett. Es gab keinen Weg zurück.
Wir hatten knapp 4 Monate Zeit um uns gut auf die Eröffnung vorzubereiten. Normalerweise bietet ein Franchise-System umfangreiche Unterstützung, Planungstools und Checklisten. Aber wir waren der erste Franchise-Nehmer und das gab es alles noch nicht.
Das wussten wir vorher. Ich hatte nämlich eine Doppelrolle bei Coffee Fellows: Ich war bereits seit einigen Monaten Franchise-Beraterin in der Zentrale. Mein Job war es, das System für die Vervielfältigung fit zu machen.
Mensch, war ich froh auf meine Erfahrung von Käfer Messegastronomie im Münchner Messegelände zurückgreifen zu können! Diesen Unternehmensbereich hatte ich in 1997 mit geplant und eröffnet. 1 Café, 6 Snackbars, 2 Full-Service- und 2 Self-Service-Restaurants mit jeweils mehreren hundert Plätzen eröffneten ihre Türen für tausende von Gästen gleichzeitig. Was war das für ein aufregendes Erlebnis! So aufregend, dass mein Herz schneller schlägt, während ich das hier schreibe.
Ohne einen detaillierten Projektplan wäre da gar nichts gegangen. Trotzdem: Das Ergebnis hatte viel Verbesserungspotenzial in jeder Hinsicht. Aber von Messe zur Messe wurden wir besser. Weil wir immer besser planten:
Die Qualität der Planung bestimmt die Qualität der Ergebnisse.
Um unsere Eröffnung von Coffee Fellows vorzubereiten ging ich nach meinem bewährten System vor. Meine Checklisten von Käfer feierten ein fulminantes Comeback.
Daraus entstand das Pre-Opening-Management für viele, viele Coffee Fellows Eröffnungen die noch folgten.
Und wenn du magst: Für dich!
Chaos im Kopf
Unmittelbar nach unserer Entscheidung für Coffee Fellows war mein Kopf voller Ideen und Gedanken. Mir fielen spontan unzählige Aufgaben ein, die mich schier erschlugen: Wie soll ich das alles schaffen in nur vier Monaten?
Allen großen Veränderungen geht Chaos voraus
(Deepak Chopra, indischer Naturheiler)
In solchen Situationen mache ich mir immer eine Mindmap. Das ist ein farbenfrohes Diagramm, in dem ein komplexes Projekt übersichtlich strukturiert wird.
Das zentrale Thema steht in der Mitte. Die verschiedene Unterthemen werden in einem Brainstorm rundherum angeordnet und pro Unterthema können Gedanken zugeordnet werden. So entsteht ein Netzwerk was ähnlich funktioniert wie unser Gehirn und was ständig weiterentwickelt werden kann.
Eine Mindmap sorgt dafür, dass du deine Gedanken an einem sicheren Ort gespeichert hast und in deinem Gehirn wieder Platz für neue Ideen frei wird.
So eine Mindmap kannst du von Hand machen, das ist kreativ und macht Spaß. Du benötigst dafür ein großes Poster (z. B. Flipchart), bunte Stifte, Post-Its, Schere, Klebstoff usw.
Es gibt auch viele kostenlose Apps, wenn Du es eher digital magst.
Ich nutze Simple Mind.
Wer das Ziel kennt, findet den Weg
Aus meinem Mindmap entstand einen Projektplan in Excel.
Der Plan erhielt folgende Spalten:
- Teilprojekt
- Aufgabe
- Datum Beginn
- Datum Ende
- Erledigt
- Wer ist verantwortlich
- Kalenderwochen
Und pro Teilprojekt folgende Zeilen:
- Aufgaben
- Meilensteine
Zuerst übertrug ich alle Teilprojekte, Meilensteine und Aufgaben und dann plante ich die Termine.
Ich fing an mit dem Endtermin, das große Ziel: Der Tag der Eröffnung. Das Datum war das Fixum, dem wir alles unterordneten.
Das Geheimnis des Erfolges ist die Beständigkeit des Ziels
(Benjamin Disraeli, britischer Schriftsteller)
Dann plante ich die Meilensteine pro Teilprojekt und die Aufgaben, die entsprechend vorher erledigt werden mussten um die Ziele zu erreichen und die Termine zu halten.
Zugegeben: So ein Projektplan zu machen ist eine Fleißarbeit.
Aber die lohnt sich! Auch wenn dein Eröffnungsprojekt noch so klein ist.
So ein Projekt lässt sich gut in Excel planen. Natürlich gibt es auch viele kostenlose Apps, die mehr oder weniger aufwändig sind (z.B. MS To Do).
Für die Planung von komplexen Projekten nutze ich inzwischen Trello. Das hilft mir sehr, meine Ziele zu erreichen.
Erfolg hat drei Buchstaben: TUN
Und da saßen wir nun, mein Plan und ich. Ich spürte eine unglaubliche Kraft in mir:
Im September werden wir unser Coffee Fellows eröffnen. I’m gonna make it happen!
Gleichzeitig nahm ich auf meinen Schultern die große Verantwortung wahr: Wenn ich es nicht mache, wird es nicht passieren!
Bis dahin hatte ich schon mehrfach begeistert in großen Projektteams mitgearbeitet.
Bei Käfer Messegastronomie spürte ich erstmals die große Verantwortung als Projektleiterin. Der Eröffnungstermin und später auch jeder einzelne Messetermin waren unumstößlich. Mir wurde bewusst: Wenn ich das Projektteam nicht begeistere und zum Ziel führe, dann wird es ein großes Chaos.
Aber jetzt? Für das Pre-Opening-Management meines Coffee Shops war ich anfangs alleine. Ich war also Projektteam und Projektleiterin in Personalunion. Die zwei waren sich regelmäßig uneinig 😉
Schon ziemlich bald entdeckte ich eine große Schwäche in mir:
Mich selbst zu committen.
Zu deutsch: Sich freiwillig verpflichten ein Ziel zu erreichen oder eine Aufgabe zu erledigen.
Bis heute finde ich es viel einfacher, mich im Team zu committen. Das motiviert mich bis in die Haarspitzen, weil ich auf jeden Fall zuverlässig sein will.
Alleine finde ich das schwieriger. Für solche Vereinbarungen mit mir selbst fallen mir ständig viele Ausreden ein. Es gibt niemand der mich in den Hintern tritt. Seit Jahren trainiere ich täglich Disziplin, Priorisieren und Fokussieren und YES, ich werde immer besser darin!
Ich freute mich sehr über den Teamzuwachs: Mit dem Ladenbauer plante ich unseren Laden, Peter übernahm die Rolle des Baustellenleiters und bald stellte ich die ersten Teammitglieder ein, die auch Projektaufgaben übernahmen.
Wir trafen uns wöchentlich zum Jour Fix. So bezeichnet man wiederkehrende Projektmeetings, die immer zum gleichen Zeitpunkt stattfinden mit einer feststehenden Agenda.
So hangelten wir uns sukzessive an unserem Projektplan entlang. Jeder wusste was zu tun war.
Für die letzten 2 Wochen vor der Eröffnung erstellten wir einen sogenannten Count Down: Einen Überblick pro Tag mit allen Terminen und Aufgaben aller Beteiligten.
Jeden Morgen um 10 h checkten wir kurz ein für ein Tagesbriefing, nicht zuletzt um gute Stimmung zu machen.
Und dann endlich, am Freitag, 10. September 2004 um 17.01 h verkauften wir unseren allerersten Latte Macchiato. Ich musste die Frau gleich umarmen. Was für ein unglaublicher ‘Gänsehaut-Moment’ in meinem Leben.
Es war der Erfolg einer detaillierten Planung!
Der Erfolg kommt nur über die Brücke der Planung zu dir.
Adolf Loos (österreichischer Architekt)
Better together
Es spielt keine Rolle,
- ob dein Café 10 oder 100 Plätze hat
- ob Du ein casual oder fine dining Restaurant planst
- ob dein Team aus 3 oder 30 Mitglieder besteht,
es sind immer die gleichen Aufgaben, die in der richtigen Reihenfolge erledigt werden müssen, damit in deinem Gastro-Business am Tag X – und darüber hinaus – alles klappt.
Die Kunden meines Erfolgsprogramms GRÜNDE DEIN GASTRO-BUSINESS ERFOLGREICH bekommen die Vorlage meines bewährten Projektplans, mit allen relevanten Teilprojekten, Meilensteinen und Aufgaben. Damit vergessen sie nichts und es fällt leicht, alles in der richtigen Reihenfolge zu planen.
In Coachingsessions finden wir individuelle Lösungen und in unseren Gruppencalls mit Gleichgesinnten unterstützen alle Teilnehmer*Innen sich gegenseitig. Jeder bekommt neue Ideen aus verschiedenen Blickwinkeln. Denn sind wir mal ehrlich:
Für jedes Problem gibt es eine Lösung.
Sonst wäre es kein Problem sondern ein Grenze.
Vor allem fällt es leichter, sich in so einer Gruppe zu committen und auch umzusetzen.
Aufschieberitis? Fehlanzeige!
Kommst du auch dazu?
Du kannst ganz sicher sein: Die Erfolgschancen steigen immens!
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Ich freue mich riesig darauf, auch dich bei der Realisierung deines Traumes zu unterstützen!
Liebe Grüße,
Edith Roebers
Deine Expertin für erfolgreiches Gastro-Business
